Porque deve deixar de usar o Excel?

Sempre que um utilizador me pede ajuda dizendo uma frase que começa com "Tenho uma folha Excel partilhada que..." ou "Tenho um Excel com uma macro que...", pessoalmente, a primeira coisa que me vem à cabeça é "Não estás a usar a ferramenta certa". Precisa de algo, algo que talvez nem sequer saiba que precisa (provavelmente uma base de dados ou software) que deve cobrir essa função. E como sabe se precisa de outra ferramenta?

Coisas que uma empresa não deve fazer com o Excel

- Faça os seus cálculos (estruturas, instalações, infra-estruturas...) em Excel.

- Fazer cotações, gerir encomendas, lançar notas de entrega com Excel.

- Fazer, partilhar e armazenar relatórios e relatórios em Excel.

- Gerir projectos com Excel, Kanban em Excel, Gantt em Excel.

- Manter um registo do pessoal, ausências, relógios e férias em Excel.

- Armazena informação sobre clientes e fornecedores em Excel.

- Basear a sua contabilidade e planeamento estratégico em Excel.

Mas não é tudo, aqui estão 6 razões pelas quais deve parar de usar o Excel e procurar uma ferramenta que melhor se adapte às suas necessidades.

1. O Excel é uma tabela simples. Não há nada que o impeça de digitar na célula errada por engano, ou de mover ou copiar dados e perder dados.

2. A velocidade de uma folha de cálculo Excel não pode ser comparada à utilização de uma ferramenta de desenvolvimento. Operações tais como pesquisas em vários milhares de linhas, que são proibitivas no Excel, são executadas sem esforço em software. Quando se faz uma consulta com Excel demora em média 3 minutos, enquanto que com outro software se pode fazer a mesma consulta em 0,3 segundos.

3. As folhas de Excel podem ser muito grandes e podem acumular enormes quantidades de dados. Mas mesmo assim, não é nada em comparação com o que pode ser armazenado numa base de dados desenvolvida. Além disso, mesmo que se possa armazenar grandes quantidades de dados em Excel, não é possível gerir correctamente os dados, as pesquisas são lentas e é fácil cometer erros e dar resultados errados.

4. Numa folha de Excel não é possível realizar qualquer acção automatizada ou receber alertas internos. O sistema é passivo, não o informa nem executa acções, só pode introduzir e preencher/indagarrar dados. Em contraste, um desenvolvimento de software pode contemplar qualquer número de fluxos de trabalho, independentemente da sua complexidade (isto não é possível numa folha de cálculo).

5. Uma folha de Excel não é mais do que uma tabela. Não importa o quanto o colorimos ou alteramos as suas propriedades, nunca se pode comparar com a interface que se pode obter com uma App ou uma Web.

6. Num desenvolvimento de software, define-se que utilizadores ou grupos de utilizadores têm acesso a que informação, e que acções cada um deles pode realizar.

Esta segurança não é possível com uma folha Excel. A folha Excel é um adversário difícil de vencer. Em primeiro lugar, porque a sua utilização está enraizada no utilizador. Eles sentem que podem personalizá-lo, configurá-lo de acordo com as suas necessidades. É simples, é familiar, eles sentem-se confortáveis a usá-lo. O problema não é a folha Excel, que de resto é um programa realmente grande e poderoso (vá lá, finalmente reconheci que, no fundo, também o adoro).

O problema é a utilização e abuso das folhas de Excel. Como diria a minha mãe, quando se tem apenas uma vara, de repente tudo parece ser um gancho. As folhas de cálculo são, em suma, programas que nos permitem montar "pequenas utilidades" rapidamente. Sempre que alguém usa uma folha Excel, é porque um programa (ou, aliás, um programador) não lhes deu o que precisavam. A folha de cálculo Excel é o recurso a que se recorre quando não se tem "nada melhor".

Portanto, num quadro de melhoria contínua, a folha Excel será sempre um dos elos fracos e será inevitavelmente eliminada.

Para além de cálculos rápidos ou de fazer um par de gráficos, não devemos precisar de utilizar folhas de Excel. Pode também ser útil como esboço, ou primeira solução, do que mais tarde se tornará um desenvolvimento específico, mas uma folha de cálculo nunca deve ser considerada como uma solução permanente. Muito menos como uma solução óptima ou desejável. Naturalmente, em circunstância alguma deverá basear os processos fundamentais do seu sistema empresarial em folhas de cálculo Excel.